Schwundbuch – Benutzerhandbuch

1. Überblick

Das Schwundbuch erfasst Schwund und Verluste in der Gastronomie: vom Terminal am Arbeitsplatz bis zur Auswertung, Korrektur und dem Export für den Steuerberater im Chef-Bereich (PIN-geschützt).

Jede Buchung speichert Preise, Bezeichnungen und Stammdaten als Snapshot zum Buchungszeitpunkt. Spätere Änderungen in den Stammdaten (Artikelpreis, Name, Personenliste) wirken sich nicht rückwirkend auf alte Buchungen aus.

Terminal: schnelle Erfassung am Tablet oder PC; Bereiche im Chef pflegen (z. B. Küche, Theke, Lager)
Chef-Bereich: Auswertungen, Stammdaten, Export, Einstellungen (Zugang, Abo, Anzeige), Backup, Storno, Protokoll
Handbuch in der App (Button „Handbuch“) und als PDF-Download auf derselben Seite

2. Terminal – Buchung erfassen

Nach der Anmeldung am Betrieb wählen Sie den Bereich, dann den Schwundgrund. Je nach Einstellung folgt die Personenauswahl, danach die Warengruppe und der Artikel (oder ein freier Artikel).

Der Ablauf ist bewusst in wenigen großen Schritten gehalten; Stammdaten werden im Hintergrund vorgeladen, damit die Auswahl flüssig bleibt.

Schritt Schwundgrund: legt u. a. fest, ob EK oder VK für die Bewertung maßgeblich ist (Preisbasis)
Schritt Person (Pro): nur wenn der Grund „Personenzuordnung erforderlich“ hat – z. B. Personalverzehr
Schritt Warengruppe: nur Gruppen, die für den gewählten Bereich sichtbar sind; Gründe können pro Warengruppe ausgeschlossen sein
Schritt Artikel: Kachel antippen, Menge am Nummernblock eingeben, unten SPEICHERN
Freier Artikel: eigene Kachel nach der Warengruppe – Bezeichnung, Einheit, Menge, EK- und/oder VK-Verlust gesamt (brutto), ggf. MwSt
Foto (optional): ab Pro – Kamera oder Datei, max. 150 KB je Foto; Monatslimit je Tarif (Pro 100, Premium 1000)

Hinweis: Nach Änderungen im Chef-Bereich (Stammdaten) lädt das Terminal beim nächsten Grund-Klick die Daten neu.

3. Terminal – Person, Zusatztext und Preis

Einige Funktionen werden im Chef-Bereich pro Schwundgrund bzw. Artikel eingeschaltet und erscheinen dann automatisch am Terminal.

Personenzuordnung (Pro): Nach dem Schwundgrund Person wählen (nur aktive). Snapshot in Auswertung/Export; ersetzt Umwege über Kasse/Tische
Zusatztext am Artikel (z. B. „Tagesgericht“): optional im Buchungsschritt; in Auswertung/Export erscheint der Name als „Artikelname (Zusatz)“
Bruttopreis überschreibbar: am Terminal Bruttopreis pro Einheit anpassen (Basis EK/VK je nach Grund); Standardpreis wird vorausgefüllt
Nummernblock: liegt fest unterhalb der Eingabefelder – alle Tasten (0–9, Komma, Löschen) bleiben sichtbar; optional Felder oben sind scrollbar
Hinweis bei fehlendem Preis: Wenn für den Grund z. B. VK gilt, am Artikel aber kein VK-Bruttopreis hinterlegt ist (0 €), erscheint eine gelbe Warnung – die Buchung mit 0 € Verlust ist dennoch möglich

Hinweis: Preisüberschreibung und Zusatztext gelten nur für den jeweiligen Artikel, nicht für alle. Pflegen Sie fehlende VK- oder EK-Preise im Chef unter Stammdaten → Artikel.

4. Terminal – Storno

Über das Menü (Listen-Symbol) sehen Sie die letzten Buchungen des gewählten Bereichs und können eine Buchung stornieren, solange der Zeitraum nicht exportiert ist.

Nur die zuletzt erfassten Buchungen sind am Terminal sichtbar
Für ältere Buchungen, Korrekturen mit Begründung oder nach Export: Chef-Bereich

5. Chef-Bereich – Zugang

Das Schloss-Symbol im Terminal öffnet den Chef-Bereich. Beim ersten Mal richten Sie eine PIN ein; danach melden Sie sich damit an. Die Session läuft nach Inaktivität ab.

PIN geheim halten – wer die PIN kennt, kann exportieren, stornieren und Stammdaten ändern
„Fertig“ / „Schließen“: Chef-Session wird beendet, zurück zum Terminal — beim nächsten Schloss wieder Chef-PIN
Einstellungen (Zahnrad in der Chef-Kopfzeile): Zugangscode, Abo, Betrieb wechseln, Stammdaten-CSV, Demodaten, Anzeige anpassen
Firmendaten (Name, Anschrift, Steuernummer) unter Stammdaten → Firmendaten

6. Einstellungen & Anzeige

Über Einstellungen in der Chef-Kopfzeile verwalten Sie Zugangscode, Login-Link, Abo und Tarif sowie optional einen anderen Mandanten. Dort finden Sie auch Stammdaten-Import/Export (CSV), Demodaten laden und unter „Ansicht anpassen“ können Sie Menüpunkte und Stammdaten-Tabs ausblenden — die Daten bleiben erhalten.

Standardmäßig ist alles sichtbar, was Ihr Tarif erlaubt. Nach dem ersten Öffnen des Chef-Bereichs erscheint ein kurzer Hinweis auf diese Möglichkeit.

Betrieb & Zugang: Firmenname, Zugangscode, Geräte-Links, Mandantenwechsel
Abonnement & Rechnung: Tarif, Upgrade, Stripe-Portal, Kündigung
Stammdaten Import & Export: Gründe, Warengruppen, Bereiche, Einheiten, Artikel (ohne Personen und Firmendaten)
Demodaten laden: vollständiges Beispiel-Setup für Testbetriebe (ersetzt vorhandene Daten)
Ansicht anpassen: Menü und Stammdaten-Tabs ein- oder ausblenden
Nicht abschaltbar im Menü: Auswertungen, Firmendaten, Gründe, Warengruppen, Artikel
Ausblendbar z. B.: DATEV, Bereiche, Einheiten, Personen, Grafiken, Protokoll — Backup bleibt immer sichtbar
Tarif-gebundene Optionen (z. B. Personen ab Pro, Grafiken Premium) sind ausgegraut, bis der Tarif passt

7. Stammdaten

Unter Stammdaten pflegen Sie alle Vorgaben für Terminal und Auswertung. Artikelpreise werden als Bruttopreise (EK und VK) gespeichert; Netto wird daraus abgeleitet. Welcher Preis bei einer Buchung gilt, bestimmt der Schwundgrund (Preisbasis EK oder VK).

Schwundgründe: Farbe, aktiv, steuerpflichtig, MwSt, Preisbasis (EK/VK); „Personenzuordnung erforderlich“ ab Pro-Tarif
Bereiche: anlegen, umbenennen, Warengruppen zuordnen (Anzahl je Tarif begrenzt: Standard 2, Pro 5, Premium unbegrenzt)
Personen (Pro/Premium): eigener Reiter – Namen für die Zuordnung am Terminal; nur aktive Personen wählbar
Warengruppen: Farbe, optional bestimmte Schwundgründe pro Gruppe deaktivieren; Sichtbarkeit über Bereiche-Zuordnung
Artikel: Warengruppe, Einheit, EK/VK brutto, MwSt, Farbe; Terminal: „Zusatztext erlaubt“ und „Bruttopreis überschreibbar“
Einheiten: z. B. kg, Stk, l – für Artikel und freie Buchungen
CSV-Import/Export: unter Einstellungen oder Export → Stammdaten — Gründe, Warengruppen, Bereiche, Einheiten, Artikel (EK/VK, Terminal-Optionen, DATEV-Konten); ohne Personen, Firmendaten und Buchungen
Inaktive Artikel, Personen oder Gründe erscheinen nicht mehr zur Auswahl im Terminal

Hinweis: Nach dem Speichern von Stammdaten wird der Terminal-Katalog als veraltet markiert und beim nächsten Schwundgrund-Klick neu geladen.

8. Auswertungen

Filtern Sie nach Zeitraum, Schwundgrund und Warengruppe. Die Tabelle zeigt Netto- und Bruttoverluste pro Buchung; Summen oben schließen stornierte Buchungen aus.

Spalte „Basis“: EK oder VK laut Schwundgrund und gespeichertem Snapshot
Person: angezeigt, wenn die Buchung einer Person zugeordnet wurde
Gruppierung nach Person (Pro): bei Filter auf personenpflichtigen Grund Zeilen nach Person mit Zwischensummen
Artikelname inkl. Terminal-Zusatztext (Snapshot), z. B. „Tagesmenü (Tagesgericht)“
Fotos: Vorschaubild antippen zum Vergrößern (Pro-Plan)
Bearbeiten/Storno: über Zeilenaktionen, solange der Zeitraum nicht exportiert ist
Sehr viele Zeilen: PDF-Export kann begrenzt sein – für große Zeiträume CSV/XML nutzen

9. Bearbeiten und Stornieren (Chef)

Solange der Buchungszeitraum noch nicht exportiert wurde, können aktive Buchungen korrigiert oder storniert werden. Nach einem Export sind betroffene Buchungen festgeschrieben.

Bearbeiten (Auswertungen oder Storno): freie Artikel vollständig (Text, Einheit, Menge, EK/VK brutto); Katalog-Artikel nur Menge
Person und Terminal-Zusatz/Preis eines Katalog-Artikels sind Snapshot – nachträglich nicht im Bearbeiten-Dialog änderbar
Pflichtfeld „Grund der Änderung“ – wird im Protokoll gespeichert
Stornieren: eigener Dialog mit Pflichtfeld „Grund der Stornierung“
Status „Exportiert“: keine Bearbeitung/Storno mehr möglich

10. Export für den Steuerberater

Unter Export wählen Sie Zeitraum und Format (PDF, CSV oder XML je nach Tarif). Mit dem Export wird der gewählte Zeitraum für nachträgliche Änderungen und Stornos gesperrt.

Vor dem Export: Hinweis bestätigen – danach sind Buchungen in diesem Zeitraum gesperrt
Gleicher Zeitraum kann nicht erneut „aufgebrochen“ werden
CSV/XML (Pro): bei personenpflichtigem Grund Gruppierung nach Person; PDF in allen Tarifen
DATEV-Export (Premium): für Steuerberater-Schnittstelle – folgt in der App
Export enthält Snapshots (Artikelname mit Zusatz, Preisbasis, Brutto/Netto, Person)
Stammdaten-CSV unter Einstellungen oder Export → Stammdaten (getrennt vom Buchungs-Export)

Hinweis: Planen Sie Korrekturen am Terminal oder im Chef-Bereich immer vor dem Export des betreffenden Monats.

11. Backup

Erstellen Sie regelmäßig ein verschlüsseltes Backup (.dat) und bewahren Sie die Datei außerhalb des Geräts auf. Ein Restore ersetzt Buchungen und Einstellungen des Betriebs – nur mit Vorsicht und aktuellem Stand nutzen.

Der Chef-Bereich erinnert, wenn seit längerer Zeit kein Backup erstellt wurde
Backup enthält u. a. Buchungen, Stammdaten, Export-Sperren und Protokoll-relevante Daten

12. Protokoll

Alle relevanten Aktionen werden protokolliert: Buchungen, Bearbeitungen, Stornos, Exporte, Stammdatenänderungen, Backups.

Filter nach Ereignis und Zeitraum
Bearbeitungs- und Stornogründe sind in den Details einsehbar
CSV-Export des Protokolls möglich

13. Preise, EK/VK, MwSt und Nullpreis

Verluste werden als Bruttopreis pro Einheit gespeichert (gerundet); die Gesamtsumme ist Menge × gerundeter Bruttopreis pro Einheit. Bei steuerpflichtigen Gründen wird zusätzlich Netto aus Brutto und MwSt-Satz des Artikels abgeleitet.

Schwundgrund mit Preisbasis VK: Verkaufspreis (VK brutto) maßgeblich; mit EK: Einkaufspreis (EK brutto)
Freier Artikel: mindestens EK oder VK gesamt (brutto) eingeben; für die Buchung gilt der zum Grund passende Wert
Terminal-Preisüberschreibung: überschreibt nur den Bruttopreis pro Einheit für diese eine Buchung (Snapshot)
Fehlender EK/VK am Artikel (0 €): Warnung am Terminal, Buchung mit 0 € Verlust möglich – z. B. wenn VK für Personalverzehr noch nicht gepflegt ist
Steuerpflichtige Gründe: MwSt 7 % oder 19 % am Artikel bzw. bei freier Buchung wählbar

Hinweis: Steuerliche Einordnung (Vorsteuer, Bewertung) klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

14. Tarife Standard, Pro und Premium

Abrechnung pro Betrieb bzw. Filiale (ein Mandant = ein Standort). Alle Preise netto, zzgl. USt.

Standard deckt den täglichen Schwund-Workflow ab. Pro ergänzt Nachweis, Personen-Auswertung und Datenschnittstellen. Premium richtet sich an Betriebe mit Steuerberater-Anbindung (DATEV) und höherem Volumen.

Standard (9,90 € netto/Monat/Filiale): bis 2 Bereiche, 5 Schwundgründe; Terminal, Stammdaten, Auswertung, PDF-Export, Backup, Protokoll; Zusatztext und Preisüberschreibung am Artikel
Pro (19,90 € netto/Monat/Filiale): bis 5 Bereiche, 10 Gründe, 30 Personen; zusätzlich Personenzuordnung, Schwund-Fotos (100/Monat), CSV- und XML-Export
Premium (34,90 € netto/Monat/Filiale): unbegrenzt Bereiche, Gründe und Personen; DATEV-Export (folgt); Fotos 1000/Monat (individuell erhöhbar)
Mehrere Filialen = mehrere Abos (je ein eigener Betrieb/Mandant)

15. Häufige Fragen

Warum weichen Auswertung und Terminal-Summe nicht überein? – Filter prüfen; stornierte Buchungen zählen nicht in den Summen
Artikel fehlt im Terminal? – Im Chef aktivieren; Warengruppe dem Bereich zuordnen (Stammdaten → Bereiche); Schwundgrund für Warengruppe nicht deaktiviert?
Person wird am Terminal nicht abgefragt? – Pro- oder Premium-Tarif nötig; am Schwundgrund „Personenzuordnung erforderlich“ aktivieren; Person anlegen; Grund erneut antippen
DATEV-Export fehlt? – Nur Premium; Funktion wird schrittweise freigeschaltet
Zusatz oder Preisfeld fehlt? – Am Artikel unter Stammdaten die Terminal-Optionen aktivieren
Gelbe Preis-Warnung, trotzdem 0 €? – VK oder EK am Artikel ergänzen oder bewusst mit 0 € buchen; bei überschreibbarem Preis am Terminal Wert eingeben
Nummernblock abgeschnitten? – App aktualisieren; optional Felder oben scrollen, Nummernblock bleibt unten fixiert
Freier Artikel oder Chef-Funktionen funktionieren nicht? – Administrator/IT (Server-Einrichtung, Datenbank-Migrationen)
Demodaten nach Einrichtung? – Einstellungen → „Demodaten laden“ (nicht mehr unter Stammdaten)
Handbuch veraltet? – PDF in der App entspricht dem Stand in der Fußzeile; bei Selbst-Hosting: npm run docs:handbuch zum Neu-Erzeugen der PDF