Verfahrensbeschreibung Bruchbuch

1. Überblick

Diese Verfahrensbeschreibung gilt für Ihren Handelsbetrieb bzw. Ihre Filiale als Nutzer von Bruchbuch. Sie beschreibt die wichtigsten Abläufe von der Einrichtung bis zum Export für die Buchhaltung.

Ein Betrieb (Filiale) hat einen eigenen Zugangscode und ein eigenes Abo. Mehrere Filialen gehören zu einem Unternehmen — weitere Standorte oder Apps buchen Sie unter /erweitern.

• Verkauf / Lager: Terminal — Bruch und Schwund schnell erfassen (EAN, Katalog, frei)
• Chef / Büro: PIN-geschützter Bereich — Stammdaten, Auswertungen, Export, Backup
• Jede Buchung speichert Daten als Snapshot zum Buchungszeitpunkt

2. Neuen Betrieb einrichten

• Webseite /start öffnen und Tarif wählen
• „Neuen Betrieb einrichten“ und Zahlung bzw. Testphase bei Stripe abschließen
• Einrichtungs-Assistent: Firmendaten, Chef-PIN, optional Demo-Stammdaten
• Zugangscode notieren — wird für alle Geräte benötigt
• Geräte unter /login mit dem Code anmelden

Hinweis: Bereits Kunde? Nicht erneut unter /start — nur anmelden (Kapitel 3).

3. Gerät am Betrieb anmelden

• /login oder /zugang öffnen
• 8-stelligen Zugangscode eingeben (Format XXXX-XXXX)
• „Terminal starten“ — Verkauf und Lager nutzen das Terminal
• „Chef (Auswertung)“ + Chef-PIN — für Auswertungen und Verwaltung
• Mehrere Geräte können parallel am selben Betrieb arbeiten

4. Bruch am Terminal erfassen

• Bereich wählen (z. B. Verkauf, Lager)
• Bruchgrund wählen (legt EK/VK-Bewertung und ggf. Personenpflicht fest)
• Artikel per EAN scannen, Katalog, Suche oder freie Buchung
• Menge am Nummernblock eingeben
• Optional Foto (Pro/Premium)
• SPEICHERN — Buchung ist protokolliert

Hinweis: Unbekannter Barcode: am Terminal schnell anlegen oder später im Chef pflegen.

5. Buchung am Terminal stornieren

• Menü im Terminal → letzte Buchungen des Bereichs
• Nur Buchungen in noch nicht exportierten Zeiträumen stornierbar
• Ältere Buchungen: Storno im Chef-Bereich

6. Chef-Bereich

• Am Terminal Schloss-Symbol → Chef-PIN
• Auswertungen, Stammdaten, Export, Storno, Protokoll, Backup
• Tab Einstellungen: Zugang, Terminal & App, CSV, Demodaten, Abo unten
• PIN geheim halten — volle Verwaltungsrechte im Betrieb

7. Stammdaten pflegen

• Bruchgründe: Farbe, aktiv, Steuer, Preisbasis EK/VK
• Bereiche und Warengruppen: Sichtbarkeit am Terminal
• Artikel: EAN, EK/VK brutto, Einheit; CSV-Import möglich
• Warengruppen und Einheiten sind mit Schwundbuch geteilt, falls beide Apps aktiv

8. Auswertung, Bearbeitung und Storno (Chef)

• Auswertungen: filtern nach Zeitraum, Grund, Warengruppe
• Bearbeiten und Storno: solange Zeitraum nicht exportiert
• Storno- und Bearbeitungsgründe werden im Protokoll gespeichert

9. Export für die Buchhaltung

• Chef → Export, Zeitraum und Format (PDF / CSV / XML / DATEV je nach Tarif)
• Hinweis zur Export-Sperre bestätigen
• Nach Export: keine Bearbeitung oder Storno mehr in diesem Zeitraum
• Optional ZIP mit Fotos (Pro)

10. Backup und Wiederherstellung

• Chef → Backup → verschlüsselte .dat-Datei erstellen
• Datei außerhalb des Geräts aufbewahren
• Restore überschreibt Cloud-Daten des Betriebs — nur mit Vorsicht

11. Abo und Tarif

• Chef → Einstellungen → Abonnement & Rechnung
• Upgrade, Stripe-Portal (Rechnungen & Zahlung), Kündigung mit E-Mail-Bestätigung (Chef-PIN)
• Alternativ: Website „Verträge kündigen“ (Footer) oder Kündigung im Stripe-Portal
• Vor Abo-Ende: Exporte und Backups sichern
• Mehrere Filialen: Mengenrabatt bei mehreren Apps unter /erweitern

12. Filiale erweitern oder App hinzufügen

• Weitere Filiale oder Schwundbuch: /erweitern nach Anmeldung
• Jede Filiale: eigenes Abo, eigener Zugangscode
• Nicht erneut unter /start ohne Anmeldung

13. Protokoll und Nachweise

• Chef → Protokoll: Buchungen, Änderungen, Stornos, Exporte
• Protokoll als CSV exportierbar