Erste Schritte mit Schwundbuch

Kurz-Checkliste

• Betrieb unter /start einrichten (Tarif, Zahlung, Stammdaten, PIN, Zugangscode)
• Zugangscode notieren und an Küche/Theke weitergeben
• Jedes Gerät unter /login mit dem Code verbinden
• Im Chef: Bereiche, Warengruppen, Artikel und Schwundgründe pflegen
• Am Terminal: Testbuchung durchspielen
• Regelmäßig Backup erstellen; vor Monatsende Export planen

Tipp: Diese Anleitung richtet sich an Inhaber, Küchenleitung und Büro — der Chef-Bereich ist PIN-geschützt.

1. Betrieb einrichten

Neu starten: Auf der Startseite /start Tarif wählen und „Neuen Betrieb einrichten“ bestätigen. Nach Stripe folgt der Einrichtungs-Assistent.

• Firmendaten und Kontakt-E-Mail eintragen
• 4-stellige Chef-PIN festlegen (nur für Auswertung & Verwaltung)
• Optional Demo-Stammdaten laden oder leer beginnen
• Zugangscode (8 Zeichen) sichern — am Ende des Assistenten und unter Chef → Einstellungen

Tipp: Bereits einen Code? Nur /login nutzen — nicht erneut unter /start anlegen.

2. Tablets und PCs verbinden

• Optional: Kachel „Als App auf dem Gerät“ auf /start oder /login — dann ohne Browser-Leiste (Android: ein Tippen; iPhone: Teilen → Zum Home-Bildschirm)
• Auf jedem Gerät /login öffnen (oder Link aus der Einrichtungs-E-Mail)
• Zugangscode eingeben → „Terminal starten“ für Küche und Theke
• Mehrere Geräte können parallel am selben Betrieb arbeiten
• Chef-Auswertung: Schloss-Symbol am Terminal → Chef-PIN
• Zusätzlicher PC: Tab „Chef (Auswertung)“ auf der Login-Seite

3. Stammdaten im Chef vorbereiten

Ohne gepflegte Stammdaten fehlen Artikel am Terminal oder Preise sind 0 €. Reihenfolge empfohlen:

• Bereiche: z. B. Küche, Theke — legt fest, welche Warengruppen wo sichtbar sind
• Schwundgründe: Farbe, EK/VK-Bewertung, ggf. Personenzuordnung (Pro)
• Warengruppen: Gruppierung der Artikel; Küche/Theke-Flags bei Bedarf
• Artikel: EK- und VK-Bruttopreise, Einheit; Terminal-Optionen (Zusatztext, Preis ändern)
• Einheiten: kg, Stk, l … für freie Buchungen
• Personen (Pro): für Personalverzehr o. Ä.
• Tipp: CSV-Import unter Einstellungen → Stammdaten Import & Export (oder Export → Stammdaten) — inkl. Bereiche, Terminal- und DATEV-Felder

4. Erste Buchung am Terminal

• Bereich wählen (z. B. Küche)
• Schwundgrund antippen
• Ggf. Person wählen (wenn der Grund es verlangt)
• Warengruppe → Artikel (oder „Freier Artikel“)
• Menge am Nummernblock eingeben → SPEICHERN
• Button „Handbuch“ oben rechts für die ausführliche Anleitung

Tipp: Gelbe Preis-Warnung: VK oder EK am Artikel im Chef ergänzen — Buchung mit 0 € ist möglich, aber für Auswertungen ungünstig.

5. Chef-Bereich im Alltag

• Auswertungen: Zeitraum filtern, Summen und Einzelbuchungen prüfen
• Storno / Bearbeitung: solange der Monat noch nicht exportiert wurde
• Protokoll: wer hat wann gebucht, geändert oder exportiert
• Backup (roter Button): mindestens alle 30 Tage .dat-Datei extern sichern
• Einstellungen: Zugangscode, Abo/Tarif, Stammdaten-CSV, Demodaten, Geräte abmelden

6. Export für den Steuerberater

Planen Sie den Monatsabschluss bewusst: Nach dem Export sind Buchungen in diesem Zeitraum gesperrt.

• Vor dem Export: Korrekturen und Stornos erledigen
• Chef → Export → Zeitraum und Format (PDF / CSV / XML je nach Tarif)
• Hinweis zur Sperre bestätigen und Datei speichern
• Stammdaten-CSV unter Einstellungen oder Export → Stammdaten (getrennt vom Buchungs-Export)

7. Weitere Hilfe in der App

• Einstellungen im Chef: Zugangscode, Abo, Stammdaten-CSV, Demodaten, Betrieb wechseln; Menü anpassen
• Hilfe (Chef): Kurzüberblick, diese Erste-Schritte-Anleitung, Verfahrensbeschreibung
• Handbuch: ausführliche Bedienung Terminal & Chef
• Verfahrensbeschreibung: Abläufe für Betrieb und Prüfung (PDF möglich)
• Öffentliche Seite /handbuch oder Buttons im Handbuch-Dialog