Erste Schritte mit Bruchbuch

Kurz-Checkliste

• Betrieb unter /start einrichten (Tarif, Zahlung, Stammdaten, PIN, Zugangscode)
• Zugangscode notieren und an Verkauf und Lager weitergeben
• Jedes Gerät unter /login mit dem Code verbinden
• Im Chef: Bruchgründe, Bereiche, Warengruppen und EAN-Artikel pflegen
• Am Terminal: Testbuchung (Scan, Katalog oder frei) durchspielen
• Regelmäßig Backup erstellen; vor Monatsende Export planen

Tipp: Diese Anleitung richtet sich an Inhaber, Filialleitung und Büro — der Chef-Bereich ist PIN-geschützt.

1. Betrieb einrichten

Neu starten: Auf /start Tarif wählen und „Neuen Betrieb einrichten“ bestätigen. Vor Stripe: Unternehmer, AGB, AVV. Danach Einrichtungs-Assistent.

• Firmendaten und Kontakt-E-Mail eintragen
• 4-stellige Chef-PIN festlegen (nur für Auswertung und Verwaltung)
• Optional Demo-Stammdaten für den Handel laden oder leer beginnen
• Zugangscode (8 Zeichen) sichern — am Ende des Assistenten und unter Chef → Einstellungen

Tipp: Bereits einen Code? Nur /login nutzen. Weitere Filiale oder Schwundbuch dazu: /erweitern.

2. Tablets und PCs verbinden

• Optional: Kachel „Als App auf dem Gerät“ auf /start oder /login
• Auf jedem Gerät /login öffnen (oder Link aus der Einrichtungs-E-Mail)
• Zugangscode eingeben → „Terminal starten“ für Verkauf und Lager
• Mehrere Geräte können parallel am selben Betrieb arbeiten
• Chef-Auswertung: Schloss-Symbol am Terminal → Chef-PIN
• Zusätzlicher PC: Tab „Chef (Auswertung)“ auf der Login-Seite

3. Stammdaten im Chef vorbereiten

Ohne gepflegte Stammdaten fehlen Artikel am Terminal oder Preise sind 0 €. Empfohlene Reihenfolge:

• Bruchgründe: Farbe, EK/VK-Bewertung, ggf. Personenzuordnung (Pro)
• Bereiche: z. B. Verkauf, Lager — legt fest, welche Warengruppen wo sichtbar sind
• Warengruppen und Artikel: EAN, EK-/VK-Bruttopreise, Einheit
• CSV-Import unter Chef → Artikel importieren oder Einstellungen → Stammdaten
• Scan-Einstellungen (Pro): Produktdaten aus dem Internet bei unbekanntem Barcode

4. Erste Buchung am Terminal

• Bereich wählen (z. B. Verkauf)
• Bruchgrund antippen
• Artikel per EAN scannen, im Katalog wählen, suchen oder „Freie Buchung“
• Menge am Nummernblock eingeben → SPEICHERN
• Button „Handbuch“ oben rechts für die ausführliche Anleitung

Tipp: Gelbe Preis-Warnung: EK oder VK am Artikel im Chef ergänzen — Buchung mit 0 € ist möglich, aber für Auswertungen ungünstig.

5. Chef-Bereich im Alltag

• Auswertungen: Zeitraum filtern, Summen und Einzelbuchungen prüfen
• Storno / Bearbeitung: solange der Monat noch nicht exportiert wurde
• Protokoll: wer hat wann gebucht, geändert oder exportiert
• Backup: mindestens alle 30 Tage .dat-Datei extern sichern
• Einstellungen: Zugangscode, Abo/Tarif, Stammdaten-CSV, Demodaten

6. Export für die Buchhaltung

Planen Sie den Monatsabschluss bewusst: Nach dem Export sind Buchungen in diesem Zeitraum gesperrt.

• Vor dem Export: Korrekturen und Stornos erledigen
• Chef → Export → Zeitraum und Format (PDF / CSV / XML / DATEV je nach Tarif)
• Hinweis zur Sperre bestätigen und Datei speichern

7. Zweite Filiale oder Schwundbuch dazu

Weitere Standorte oder Schwundbuch (Gastro) zur gleichen Filiale buchen Sie unter /erweitern — nicht erneut /start.

• Einmal mit Zugangscode anmelden (/login)
• /erweitern öffnen
• „Neue Filiale“: eigenes Abo und neuer Zugangscode
• „App zu Filiale“: z. B. Schwundbuch zur bestehenden Bruchbuch-Filiale

8. Weitere Hilfe in der App

• Handbuch: ausführliche Bedienung Terminal und Chef
• Erste Schritte: diese Anleitung (online und PDF)
• Verfahrensbeschreibung: Abläufe für Betrieb und Prüfung (PDF möglich)
• Ratgeber: Praxis-Artikel unter /blog