Bruch und Schwund im Filialbetrieb sauber trennen

Wer mehrere Läden führt, braucht pro Filiale klare Zahlen — nicht eine gemischte Bruchliste aus allen Standorten. Gleichzeitig verwechseln Teams oft Begriffe: Beschädigung am Regal ist Bruch, unausgelegte Fehlmenge nach Inventur eher Schwund. Beides muss dokumentiert sein, aber getrennt — sonst lassen sich Abschreibungen im Einzelhandel weder steuern noch der Einkauf gezielt verbessern.

Was ist der Unterschied zwischen Bruch und Schwund im Filialbetrieb?

Bruch, Schwund und MHD — kurz definiert

Wenn die Kollegin morgens eine zersprungene Flasche im Gang findet, ist das Bruch — physisch beschädigt, sofort am Regal erkennbar. Fehlen nach der Inventur Stückzahlen, ohne dass irgendjemand einen konkreten Vorfall benennen kann, heißt das Schwund — Diebstahl, Erfassungsfehler oder eine schlicht unbekannte Differenz. Und der Joghurt, der bei der Donnerstagsrunde das Mindesthaltbarkeitsdatum überschritten hat, bekommt einen eigenen Grund: MHD, Warenabgang ohne Umsatz.

Eine Bestandsminderung ohne klaren Einzelschaden buchen Sie im Alltag eher als Schwund — der konkrete Karton am Boden dagegen als Bruch. Wer beides vermischt, kann dem Finanzamt später keine saubere Bruchliste vorlegen.

Wie dokumentiere ich Warenverlust je Filiale getrennt?

In Bruchbuch legen Sie je Filiale eigene Bruchgründe und Warengruppen an. Pro Standort ein Abo, ein Zugangscode — Warenverlust je Standort bleibt in Auswertung und Export getrennt. So sehen Sie, ob Filiale A ein Lagerproblem hat und Filiale B eher Ladendiebstahl.

Filialen anlegen ohne neues Unternehmen

Bestehende Kunden erweitern unter /erweitern — nicht erneut über /start. Stammdaten können zentral gepflegt werden, Buchungen bleiben filialscharf. Der Chef-Bereich liefert PDF-Auswertung und Audit-Protokoll bereits im Standard-Tarif, CSV/XML-Export und Fotos kommen ab Pro dazu; grafische Auswertungen und DATEV-EXTF-Buchungsstapel bleiben dem Premium-Tarif vorbehalten — je Filiale, ohne Vermischung der Perioden. Wie Sie mehrere Standorte technisch einrichten und auswerten, lesen Sie in unserem Praxisbericht Filialen.

Muss ich Abschreibungen im Einzelhandel pro Standort nachweisen können?

Wenn der Prüfer nach einer Abschreibung fragt, zählt: Zeitstempel, Grund, Artikel, Menge, Bewertung mit Einkaufs- oder Verkaufspreis je Bruchgrund. Storno läuft nur im Chef-Bereich mit Begründung, protokolliert im Audit-Protokoll. Für die Kanzlei entsteht daraus eine Bruchliste als PDF fürs Finanzamt; der DATEV-EXTF-Buchungsstapel für SKR03 oder SKR04 bleibt dem Premium-Tarif für 34,90 Euro vorbehalten — den Kontenrahmen vorab mit dem Steuerberater abstimmen.