Filialübergabe: Inventur mit dem Handy statt Zettelchaos

Samstagmorgen, Schlüsselübergabe. Der alte Betreiber steht am Kühlregal, der neue zählt Flaschen, zwei Aushilfen tippen in Excel, irgendwo liegt noch ein Klemmbrett von gestern. Gegen Mittag widersprechen sich drei Listen. Nicht, weil niemand zählen kann — sondern weil Inventur in einem Supermarkt kein Zettelprojekt ist, wenn Tausende EANs und mehrere Personen gleichzeitig unterwegs sind.

Genau hier rutschen Betriebe oft in denselben Fehler: Die Inventur soll „schnell fertig“ werden, und am Ende fehlt die Bewertung, die Historie und die Möglichkeit, später nachzuweisen, was wirklich gezählt wurde. Wer Inventur erfassen will, braucht denselben Rhythmus wie beim Bruch am Regal — nur mit einem klaren Grund und einem Artikelstamm, der schon da ist.

Warum Übergabe-Inventuren an Excel scheitern

Excel kennt keine parallelen Wahrheiten. Sobald zwei Handys dieselbe Tabelle öffnen, entstehen Versionen. Wer später zusammenführt, verliert Zeit und Vertrauen. Dazu kommt die Bewertung: Ohne Einkaufspreis im Stamm bleibt die Zählung eine Menge ohne Wert — und die Übergabe eine Verhandlung ohne Zahlenbasis.

Eine Inventurdifferenz im Alltag ist schon teuer. Bei einer Filialübergabe entscheidet sie oft über den Kaufpreis. Dann hilft keine Monats-Excel, sondern laufende Erfassung: scannen, Menge tippen, weiter.

Was braucht eine Inventurerfassung im Laden?

Drei Dinge reichen für den operativen Ablauf: ein Artikelstamm mit EAN und EK, ein eigener Grund „Inventur“ mit Bewertung zum Einkaufspreis — und Geräte, die denselben Betrieb teilen. Am Terminal wählt das Team den Grund, scannt den Barcode, tippt die Menge. Mehrere Handys arbeiten parallel am gleichen Zugangscode, ohne eine Datei hin und her zu schicken.

• Kühlregal: eine Person scannt Milch, die andere Joghurt — beide sehen denselben Betrieb, nicht zwei Excels.
• Unbekannte EAN? Vorher importieren. Nachschlagen während der Übergabe kostet Tempo.
• Auswertung nach Grund und Zeitraum: Summe und Zeilen für die Übergabeakte — bei großen Mengen als CSV.

Inventur-Grund oder Schnellzählung — was passt wann?

Wenn die Inventur bewertet werden soll — also Menge mal EK —, gehört sie in Buchungen unter einem eigenen Grund. Empfohlen: „Nur intern“, damit die Inventurzeilen nicht in den Steuerberater-Export rutschen. Wer nur Mengen ohne Preise braucht, kann ab Pro die Schnellzählung nutzen: Bestand zählen ohne Preise tippen. Für eine Übergabe mit Wert ist der bewertete Weg der richtige.

Wie bereite ich den Stamm vor der Zählung vor?

Der kritische Schritt liegt vor dem ersten Scan: die Artikelliste. Wer Tausende EANs hat, importiert sie als CSV — Name, Warengruppe, EK, Steuersatz. Danach trifft jeder Scan den Index in der Datenbank, nicht die Suche in einer Monster-Tabelle auf dem Handy. Praxis zum Scan-Rhythmus: EAN-Scan im Laden. Zum Thema Differenzen: Inventurdifferenzen vermeiden und buchen. Alltags-Inventur ohne Übergabe-Druck: Inventur im Einzelhandel zählen.

Reicht Bruchbuch als Inventur-Software?

Bruchbuch ersetzt keine vollständige Warenwirtschaft und kein Lagerverwaltungssystem mit Bestandsführung in Echtzeit. Für die Erfassung einer Übergabe-Inventur — scannen, bewerten, parallel arbeiten, auswerten — reicht der Flow: Stamm importieren, Grund Inventur, Terminal, CSV. Mehr zur reinen Mengenerfassung ohne Preise: Schnellzählung ohne Preise. Einstieg unter /start.