Inventur im Laden: Zählen, scannen, bewerten — ohne Excel-Nacht

Sonntagabend nach Feierabend. Die Filiale ist zu, das Team zählt Regal für Regal. Jemand ruft Mengen, jemand tippt, irgendwann fehlen drei Packungen Kaffee in der Liste — oder sie stehen doppelt. Montagmorgen soll die Inventur „fertig“ sein. Stattdessen sitzt die Leitung vor einer Excel, die niemand mehr versteht, und die Inventurdifferenz ist wieder nur eine Zahl ohne Geschichte.

Normale Inventur im Einzelhandel ist kein Sonderfall für Übergaben. Es ist der Moment, in dem der Bestand Wahrheit werden soll — für die Buchhaltung, für den Einkauf und für das eigene Bauchgefühl. Wer nur summiert, was irgendwann abgeschrieben wurde, erklärt die Lücke nicht. Wer beim Zählen bereits erfasst, schon.

Warum die klassische Inventurnacht so teuer wird

Zählen und Tippen trennen sich: Eine Person sieht den Artikel, eine andere schreibt. Übertragungsfehler, unleserliche Handschrift, „machen wir später“. Später wird geschätzt. Die Differenz zur Buchhaltung steht — ohne zu wissen, ob es Zählfehler, Bruch ohne Eintrag oder Schwund war. Genau das treibt Nacharbeit und Diskussionen mit der Kanzlei.

Wie läuft Inventur zählen mit EAN am Handy?

Der Ablauf ist bewusst kurz: Grund „Inventur“ wählen, Barcode scannen, Menge tippen, buchen. Der Artikel kommt aus dem Stamm — mit EK, wenn er importiert oder gepflegt ist. So entsteht beim Zählen bereits eine bewertete Zeile, nicht erst beim Abtippen am PC. Mehrere Kolleginnen können parallel in verschiedenen Gängen arbeiten, solange derselbe Betrieb und Zugangscode gelten.

• Gang Getränke: scannen, Menge, weiter — ohne Klemmbrett.
• Gang Trockensortiment: zweite Person, dieselbe Inventur-Auswertung später.
• Danach im Chef: Zeitraum und Grund filtern, Summen prüfen, bei großen Mengen CSV.

Was ist mit Artikeln ohne EAN?

Lose Ware, Eigenmarken ohne Code oder defekte Etiketten brauchen einen Plan: vorher im Stamm anlegen und suchen, oder in der Inventur bewusst als Ausnahme führen. Der Scan-Pfad ist für den Großteil der SKUs gemacht — nicht für jedes Sonderformat. Unbekannte Codes während der Inventurnacht nachzuschlagen kostet Tempo; besser vorher bereinigen. Scan-Praxis: EAN-Scan im Laden.

Inventur, Bruch und Schnellzählung — wo liegt der Unterschied?

Laufender Bruch am Regal gehört unter Bruchgründe wie Beschädigung oder MHD — das erklärt den Alltagsschwund. Die Inventur ist der Stichtag: Was steht physisch da? Dafür ein eigener Grund mit EK und idealerweise „Nur intern“, damit die Zählung nicht wie Warenverlust in DATEV landet. Wer nur Mengen ohne Wert braucht, nimmt ab Pro die Schnellzählung. Wer den Bestand bewerten will, bucht Inventur. Differenzen einordnen: Inventurdifferenzen vermeiden und buchen. Übergabe mit vielen Händen: Inventur bei Filialübergabe.

Was bleibt nach der Inventur übrig?

Eine Liste mit Zeitstempel, Artikel, Menge und Wert — und die Möglichkeit, sie mit der Buchhaltung abzugleichen. Bruchbuch führt keinen laufenden Lagerbestand wie ein WMS. Es dokumentiert die Erfassung so, dass die Inventur nachvollziehbar bleibt statt in einer Excel-Nacht zu verschwinden. Einstieg unter /start.